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年中アイス

いろいろつらつら

Gmailに来たメールを整理する

Gmailでの効率的なメール処理方法。自分にあった実践に落とした形でメモ。

私のGmailの使い方としては、連絡のやりとりではなく、情報の受信が主体です。外でも見たいメールはiPhoneで見て、そうでないメールはPCの画面でゆっくりみる。受信のタイミングが知りたいメールは、ケータイに転送する。(ケータイはズボン、iPhoneはバッグに入れてる)

整理しないと、iPhoneから見るときに受信箱に色々なメールがあふれて、目的のメールを探すのに一苦労。電波状況が悪いところだと余計なメールがあると本文受信などで手間取ります。フィルタとラベルを使って整理します。

目標

  • 受信箱(Inbox)には、iPhoneから読むメール、未整理メールのみにする。
  • PCで見るものはラベルがついて、アーカイブされている。
  • ラベルやフィルタの作成、付与はできるだけPCからまとめてやる。
  • 読み終わったメールはアーカイブ(すべてのメール)にある。
  • 資料はEvernoteへ。

フィルタを作る時のルール

  1. 定期で見ているメールは、件名や送信元などを元にラベルをつける。
  2. iPhoneからは見なくてもいいメールは、アーカイブする。
  3. 気が向いたら見るぐらいで、流してもいいメールは、既読にする。
  4. 受信したら知りたいメールは、ケータイに転送する。
  5. 資料として保存したいメールは、Evernoteのメールアドレスに転送する。

iPhoneから受信箱のメールを読んだ後の操作

未整理メール
  1. 要らないメールは削除する。
  2. 迷惑メールは、迷惑メール報告する。
  3. 気力があれば、ラベルをつける。(iPhoneではフォルダの移動操作)
  4. 気力があれば、資料として保存したいメールは、Evernoteのメールアドレスに転送する。
iPhone用に残した整理済メール
  1. アーカイブする。

PCからの操作

未整理メール(iPhoneと同じものは省く)
  1. iPhoneで読んだメールに必要があればラベルをつける。
  2. アーカイブする。
整理済メール
  1. ラベルを指定して読む
  2. 資料として保存したいメールは、Evernoteのメールアドレスに転送する。
フィルタ・ラベルの作成

未整理のメールで、必要があればフィルタとラベルを作って、次から整理済みにする。

  • フィルタサンプル
メール内容 ラベル アーカイブ 既読化 ケータイ転送 Evernote転送 備考
Amazon楽天の受付通知 自動受付 × × 自動受付通知なので、既読にして万が一のとき見れるようにラベル付け
Amazon楽天の発送通知 発送通知 × おおよその着が知りたいのでケータイに転送
TwitterのDM TwitDM × DMは確認したいので、ケータイへ転送
情報メルマガ 情報メルマガ × × × iPhoneから見るのでアーカイブはしない
Amazon楽天のメール xxショップ × × 普段は既読アーカイブ直行。たまに見たくなるのでラベル付け
削除同等 - × × 論理削除みたいな感じで読まないメールは見えないようにする

元々別のメール使っててGmailをうまく使ってなかったので、ごちゃごちゃしてました。これでGmailの受信箱に2千通以上放置してたメールと、新しく来るメールがすっきりしました。